GIẢI PHÁP BẢO MẬT THÔNG TIN KHÁCH HÀNG HIỆU QUẢ

Dưới sự bùng nổ của Internet và Marketing Online, việc bảo mật dữ liệu, thông tin khách hàng là một trong các vấn đề mang tính “sống còn” trong kế hoạch phát triển kinh doanh của một doanh nghiệp. Bảo mật dữ liệu khách hàng chính là đảm bảo những dữ liệu luôn được lưu trữ và sử dụng an toàn trong nội bộ doanh nghiệp theo như đúng cam kết đã thực hiện với khách hàng. Do đó, việc bảo mật dữ liệu thông tin khách hàng là loại thông tin cần được ưu tiên và bảo vệ hàng đầu. Và làm thế nào để bảo mật thông tin khách hàng hiệu quả trong doanh nghiệp hiện nay?

I. Tại sao doanh nghiệp cần bảo mật thông tin khách hàng?

Bảo mật thông tin khách hàng là một nhiệm vụ quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Dựa trên hệ thống dữ liệu khách hàng, doanh nghiệp có thể xây dựng các chương trình quản trị mối quan hệ khách hàng phù hợp đảm bảo tỷ lệ giữ chân khách hàng, cũng như nâng cao trải nghiệm của người dùng.

II. Rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt khi thất thoát thông tin của khách hàng

Việc để lộ thông tin của khách hàng có thể mang đến nhiều ảnh hưởng tiêu cực cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số rủi ro tiềm ẩn từ sự việc này:

• Đánh mất sự uy tín của doanh nghiệp: Việc để lộ thông tin của khách hàng có thể khiến doanh nghiệp đánh mất lòng tin đối với khách hàng và uy tín của mình. Các thông tin về khách hàng được đánh cắp có thể được sử dụng cho các mục đích xấu, đây được coi là lý do chính khiến nhiều người có tâm lý ngại chia sẻ thông tin của mình. Bởi vậy, khi khách hàng cung cấp thông tin của họ cho doanh nghiệp cũng có nghĩa là họ tin tưởng bạn. Nếu thông tin này bị lộ ra ngoài, lòng tin của  khách hàng với doanh nghiệp chắc chắn sẽ biến mất.
• Tiêu tốn nhiều chi phí: Việc khôi phục các dữ liệu gặp sự cố có thể mất nhiều thời gian và tiền bạc. 
• Giảm tính cạnh tranh trên thị trường: Trong bối cảnh, mức độ cạnh tranh của thị trường ngày càng trở nên gay gắt. Việc đánh mất thông tin khách hàng vào tay đối thủ khiến doanh nghiệp đánh mất tệp khách hàng tiềm năng của mình, dẫn đến sự suy giảm về doanh thu và tính cạnh tranh trên thị trường. 
• Vướng vào các vấn đề pháp lý: Việc để lộ/tiết lộ thông tin của khách hàng có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều vấn đề về pháp lý và kiện tụng.

III. Làm gì để bảo vệ thông tin khách hàng?

1. Doanh nghiệp xây dựng hệ thống mạng nội bộ an toàn

Để bảo mật thông tin khách hàng hiệu quả, điều đầu tiên, các doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống mạng nội bộ an toàn bằng cách thiết lập các chương trình, phần mềm hỗ trợ tính năng bảo mật cao nhằm giảm thiểu các nguy cơ về an ninh mạng đối với doanh nghiệp, dữ liệu của doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp nên có một lãnh đạo hoặc một các nhân chuyên biệt có kiến thức về an ninh mạng, bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về giám sát việc thực hiện các biện pháp an ninh, các quy trình nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu.

2. Xây dựng và nâng cấp phần mềm bảo mật an toàn

Mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình một phần mềm bảo mật an toàn. Để làm được điều đó, các doanh nghiệp cần đầu tư vào các giải pháp phần mềm bảo mật hiện đại để có thể giúp bạn bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp khỏi các tin tặc và các nguồn lừa đảo độc hại khác.

Cần phải cài đặt bảo mật cho toàn bộ thiết bị cho doanh nghiệp và nhân viên để bảo vệ mạng cũng như hệ điều hành của doanh nghiệp. Đầu tư các chương trình phần mềm chống độc tốt nhất để đảm bảo an toàn cho hệ thống email thông tin mật và thông tin quan trọng của doanh nghiệp và của khách hàng. Hàng tháng, hàng năm cần nâng các phần mềm bảo mật an toàn nhằm đáp ứng yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.

3. Xây dựng các quy chuẩn về an toàn

Cần xây dựng những quy chuẩn về cấu hình đối với từng loại thiết bị trước khi thiết bị đó được đưa vào sử dụng trong doanh nghiệp. Nhằm tạo hệ thống chung liên kết các bộ phận và quy định nguyên tắc đảm bảo an toàn về thông tin.

Để xây dựng được các quy chuẩn, các doanh nghiệp quan tâm đến việc xây dựng các chính sách về mật khẩu, về tài khoản, về các dịch vụ hoặc cấu hình hệ thống của doanh nghiệp. Đối với mật khẩu của cá nhân hay doanh nghiệp, cần sử dụng các chương trình quản lý mật khẩu nhằm loại bỏ sự khó khăn khi phải ghi nhớ mật khẩu bao gồm các chuỗi chữ số và ký tự đặc biệt. Các ứng dụng này có thể hỗ trợ các cá nhân trong việc tạo mật khẩu khó hơn nhằm giảm khả năng bị tấn công trực tuyến dựa trên mật khẩu.

Một điều quan trọng không kém trong quá trình xây dựng các quy chuẩn đó chính là các doanh nghiệp luôn cập nhật và tuân thủ các quy định thay đổi như Luật An ninh mạng (2015) hay các quy định, nghị định của Nhà nước trong việc bảo toàn thông tin….

4. Công khai chính sách bảo mật bảo quản dữ liệu

Xây dựng chính sách bảo mật, bảo quản dữ liệu của doanh nghiệp và của khách hàng là một bước đi khôn ngoan cho các doanh nghiệp. Các đối tác kinh doanh, họ luôn biết các doanh nghiệp sẽ truy cập, lưu trữ cũng như sử dụng các thông tin dữ liệu của khách hàng cung cấp như thế nào. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần phải xây dựng mô hình “ duy trì sự minh bạch với khách hàng” song hành với việc phát triển các phương pháp thu nhập và bảo mật dữ liệu tốt hơn, đáng tin cậy hơn.
Một giải pháp không thể bỏ qua trong việc công khai chính sách bảo mật quản lý dữ liệu đó chính là thực hiện đào tạo, nâng cao nhận thức cho nhân viên trong doanh nghiệp về việc bảo mật dữ liệu trong doanh nghiệp nói chung và khách hàng đối tác nói riêng.

5. Hạn chế truy cập bên ngoài với các trang mạng riêng

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng đám mây. Tuy nhiên hiện nay, dữ liệu trên “cloud” trở thành mục tiêu tấn công của nhiều hacker, vì hack dữ liệu trên nền tảng đám mây dễ hơn nhiều so với việc hack dữ liệu được lưu trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà tình trạng thao túng và đánh cắp tài khoản cá nhân thường xảy ra.
Ngày nay, để giữ mọi thứ an toàn và tập trung, các doanh nghiệp cần sử dụng một Virtual Private Network (VPN) hay thường gọi là mạng riêng ảo là một công nghệ mạng giúp tạo kết nối mạng an toàn khi tham gia vào mạng công cộng như Internet hoặc mạng riêng do một nhà cung cấp dịch vụ sở hữu. Đồng thời nó giúp bảo vệ dữ liệu trực tuyến của bạn trước hacker bằng việc mã hóa đường truyền, giấu địa chỉ IP thật của bạn. Ngoài ra nhờ VPN thì các doanh nghiệp sẽ bảo vệ dữ liệu riêng tư của khách hàng bằng các thông tin trực tuyến cũng như các thông tin quan trọng giữ doanh nghiệp và khách hàng được giữ an toàn.

6. Quản lý dữ liệu khách hàng

Đối với các doanh nghiệp, quản lý dữ liệu khách hàng là công việc quan trọng và vô cùng cần thiết để hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Theo dõi thông tin khách hàng không chỉ là cơ sở để lên kế hoạch kinh doanh mà còn đưa đến cơ hội nâng cao kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp
Khi các doanh nghiệp lưu trữ rất nhiều thông tin “tuyệt mật” của khách hàng. Để quản lý khai thác và sử dụng hiệu quả các thông tin đáp ứng nhu cầu an toàn thì việc mã hoá dữ liệu khách hàng là việc làm hết sức quan trọng. Quá trình mã hóa giúp bạn mã hóa tất cả dữ liệu được giao tiếp để không rơi vào tay người dùng trái phép.
Hiện nay, các doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp tiêu chuẩn của doanh nghiệp để mã hoá nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu như: mã hóa HTTPS để bảo vệ lưu lượng truy cập internet, mã hoá email, mã hoá ứng dụng tin nhắn an toàn, tiền điện tử….thông qua các thuật toán mã hoá dữ liệu như DES, AES, 3DES, Twofish ….
Ngoài ra, để lưu trữ dữ liệu khách hàng một cách an toàn, các doanh nghiệp cần đầu tư xây dựng phần mềm hỗ trợ dịch vụ nhằm đảm bảo rằng tất cả dữ liệu khách hàng được an toàn và được bảo vệ trong các khu chứa

7. Xây dựng quy trình phản ứng khi xảy ra sự cố bảo mật

Nếu sự cố bảo mật dữ liệu xảy ra, doanh nghiệp sẽ đối diện với các hình phạt và bồi thường theo quy định về cam kết bảo mật thông tin, hơn hết là ảnh hưởng xấu về hình ảnh thương hiệu, tác động tiêu cực đến quá trình kinh doanh, thậm chí là sụp đổ. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần phải xây dựng các kịch bản, tài liệu về quy trình phản ứng khi xảy ra các sự cố bảo mật đối với hệ thống dữ liệu và thông tin khách hàng của doanh nghiệp.

Một điều quan trọng của việc ứng phó sự cố phải là một quy trình đã được lên kế hoạch chặt chẽ chứ không phải là một sự kiện biệt lập, “ngẫu hứng”. Để có được một quy trình phản ứng sự cố thực sự thành công, tổ chức, doanh nghiệp nên có cách tiếp cận phối hợp nhuần nhuyễn và hiệu quả giữa các nhiệm vụ. Từ khâu chuẩn bị, đánh giá tình huống sau khi sự cố bảo mật xảy ra, từ đó tìm kiếm các giải pháp thực hiện. Không chỉ dừng lại ở đó, cần phải phát hiện và phân tích các mối đe dọa tiềm ẩn để tìm giải pháp ngăn chặn, tái thiết hậu sự cố bảo mật.

Việc rò rỉ thông tin khách hàng sẽ khiến các doanh nghiệp mất đi nhiều khách hàng tiềm năng, khách hàng trung thành cũng như làm giảm uy tín của doanh nghiệp đó. Chính vì vậy với những giải pháp trên, sẽ giúp một phần nào cho các doanh nghiệp mở rộng thị trường khách hàng mục tiêu mà còn tăng uy tín và niềm tin của doanh trong thời đại công nghệ số hiện nay.